Автоматизация бизнес-процессов – мероприятие трудоемкое и требующее внушительных финансовых затрат. Тем не менее, оно необходимо, поскольку позволяет решить множество проблем.

Сам по себе бизнес-процесс состоит из функциональных действий, взаимосвязанных и направленных на достижение целей компании, из которых самой распространенной является анализ и управление выпуском продукции – товаров, услуг, документов. И при помощи автоматизации бизнес-процессов предприниматели хотят, прежде всего, сделать работу фирмы более эффективной и оперативной, то есть оптимизировать ее. Но здесь есть нюанс. Автоматизация бизнес-процессов будет успешной и позволит достичь поставленных целей только в том случае, если правильно организована система управления в компании. Это значит, что внедрение систем автоматизации не поможет откорректировать недочеты в организации бизнес-процесса. К проведению данного мероприятия нужно приступать, если предприятие обладает большим объемом актуальной информации, который уже нельзя обработать вручную. Если получаемая информация недостоверна или попросту отсутствует, никакие системы автоматизации здесь не помогут. В этом случае нужно вносить коррективы в организацию управления или в корне ее менять. Поэтому для начала нужно провести анализ бизнес-процессов, определить фактические потребности в автоматизации и только после этого подбирать или разрабатывать индивидуально программное обеспечение, внедрять его и обучать персонал работе с программами.

Результат внедрения системы автоматизации выражается в следующем:

·         Существенно увеличивается скорость информационных потоков (в качестве примера – более оперативно поступают заявки на отгрузку товара от отдела продаж до отдела складских операций);

·         Бизнес становится более прозрачным, то есть появляется доступ к различной информации;

·         Существенно упрощается контроль над объемами и достоверностью поступающей информации;

·         Появляется возможность оперативно согласовывать действия. Как пример: один менеджер бронирует товар для клиента и отражает это в информационной системе, благодаря этому другой менеджер не сможет забронировать тот же товар для другого клиента в то же самое время.

·         Внедрение системы автоматизации позволяет увеличить технологичность бизнеса. Цены, скидки, прибыль, расходы, налоги – все это считается автоматически.

Существуют бизнес-процессы, подлежащие в современных условиях обязательной автоматизации (ведение бухгалтерии, расчет заработной платы, кадровый учет, движение товароматериальных ценностей), а есть те, которые желательно автоматизировать. Например, система автоматизации планирования производственной деятельности или издержек не является необходимой, но она поможет повысить скорость и точность расчетов.

Сегодня можно приобрести готовые системы автоматизации или разработать программное обеспечение с учетом индивидуальных потребностей. В любом случае автоматизацию бизнес-процессов лучше доверить специалистам, так как это дело сложное и требует определенных навыков и знаний.